Perkembangan teknologi informasi yang kita rasakan saat ini tidak saja mempengaruhi bentuk dan format jurnal ilmiah tetapi juga mengubah pola pengelolaan dan distribusinya. Dengan kemudahan akses Internet dan ketersediaan perangkat teknologi informasi, kini kita lebih menyukai membaca jurnal dalam format digital. Hal ini disamping karena mudah mendapatkanya juga karena sangat portable atau mudah dibawa ke mana-mana. Kita tentu maklum akan hal ini, karena ratusan bahkan ribuan edisi jurnal dapat disimpan dalam flashdisk dan dapat dibaca melalui PDA atau netbook setiap saat.
Fenomena seperti ini membuat pengelola jurnal ilmiah mulai beralih dari jurnal konvensional menjadi e-journal. Dalam e-journal proses penerbitan mulai dari pengumuman permintaan tulisan, pengiriman dari penulis, review, pemberitahuan hasil review, pengiriman perbaikan tulisan, pengeditan dan layout, pencetakan hingga distribusi semua dilakukan secara online dengan memanfaatkan teknologi informasi. Dalam pengelolaan jurnal konvensional, proses tersebut biasanya memakan waktu berbulan-bulan dengan beaya yang tinggi terutama dalam tahap pencetakan dan distribusi.
Bagaimana dengan beaya berlangganan? Banyak pengelola e-journal yang mengharuskan pembacanya membayar agar dapat mengakses artikel atau tulisan di edisi terbaru dan kemudian menggratiskan untuk edisi yang lama. Namun, banyak juga pengelola ejournal yang membiarkan semua edisi terbitan dapat diakses dengan bebas.
Bagi penulis, suatu keuntungan yang luar biasa apabila tulisannya dapat diakses oleh banyak orang. Semakin mudah orang mengakses suatu tulisan di jurnal, maka semakin sering tulisan tersebut dibaca orang, dan semakin sering juga kemungkinan tulisan tersebut diacu. Dengan demikian proses diseminasi hasil penelitian, kajian, pendapat atau ide akan semakin cepat. Selanjutnya dalam tulisan ini akan dijelaskan proses pengembangan e-journal, sehingga diharapkan dapat membantu para pengelola jurnal untuk mencoba beralih dari jurnal konvensional menjadi jurnal elektronik (e-journal).
Perangkat Lunak untuk pengembangan e-journal Saat ini banyak lembaga penerbitan jurnal universitas, komunitas profesi, perpustakaan, maupun staf peneliti individual yang mulai memberikan layanan akses terbuka agar masyarakat luas dapat mengakses hasil penelitian atau karya ilmiah mereka. Umumnya mereka memberikan akses melalui web, karena cara ini dipandang paling sederhana, ekonomis dan tentu saja sangat powerful. Dengan asumsi bahwa kita sudah terbiasa membaca tulisan dalam format digital dan infrastruktur seperti akses internet dan perangkat komputer bukan menjadi penghalang.
Perangkat lunak yang sering dipakai untuk mengembangkan e-journal biasa disebut dengan ePublishing systems. Beberapa contoh open-source electronic publishing systems yang banyak digunakan adalah: -Open Journal System (University of British Columbia and Simon Fraser University) -DPubS (Digital Publishing System) (Cornell and Penn State) -GNU EPrints (University of Southampton) -Hyperjournal (Net7 and University of Pisa) Perangkat lunak yang akan digunakan untuk contoh pengembangan e-journal dalam tulisan ini adalah Open Journal System (OJS). Kelebihan OJS dibanding yang lain adalah: -OJS beroperasi di multiple platform termasuk Windows -OJS bisa beroperasi dengan webserver Apache atau IIS -Proses instalasi mudah -Banyak tersedia dokumentasi Website sofware Open Journal Systems (OJS) dapat diakses di http://pkp.sfu.ca/ojs.
Menurut informasi di website tersebut, saat ini OJS telah dipakai lebih dari 2000 judul jurnal di dunia dimana sebagian daftarnya dapat dilihat di situs tersebut. OJS adalah software open source yang berguna untuk mengelola dan menerbitkan jurnal elektronik. Dengan menggunakan OJS, kita dapat melakukan berbagai aspek dalam pengelolaan dan penerbitan jurnal online, seperti: men-seting website jurnal, menangani pengiriman naskah melalui peer review, melakukan pengeditan, pengelolaan edisi terbitan, pengindeksan dan pencarian. Saat ini versi terbaru dari OJS adalah ver 2.2.3 yang dapat langsung di download di alamat http://pkp.sfu.ca/ojs_download. Agar OJS dapat diinstall dan beroperasi di PC atau Laptop, maka PC/Laptop harus diinstall WAMP terlebih dahulu. WAMP adalah paket program yang berisi Apache, MySQL, dan PHP yang beroperasi dalam Windows. Apache adalah web server yang memungkinkan kita mengeksplor komputer menggunakan web browser seperti IE atau Firefox.
MySQL adalah database manager yang berguna untuk mengelola data. PHP adalah bahasa script yang dapat memanipulasi informasi dalam database. Ketiga program tersebut harus ada di dalam komputer kita agar OJS dapat beroperasi. WAMP versi terbaru dapat di-download di http://www.wampserver.com/en/download.php. sumber
